11. DEZEMBER 2017

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Umstellung ohne Aufwand


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Hausmann Wynen. - Seit Anfang dieses Jahres müssen Unternehmen, die eine kaufmännische Software einsetzen, die dort gespeicherten geschäftsrelevanten Unterlagen digital archivieren. Gaby Jahn und Bernd Franken erklären die eigene Umsetzung im Softwarehaus.
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Frau Jahn, Herr Franken, seit 2015 ist die digitale Archivierung vorgeschrieben. Wie sehen die gesetzlichen Vorgaben aus?

B. Franken: Die GoBD enthält zwingende Vorgaben für Unternehmen, die für die Verwaltung ihres Betriebs ein Datenverarbeitungssystem einsetzen. Es betrifft die ordnungsgemäße elektronische Archivierung aller steuerrelevanten Unterlagen und den Datenzugriff. Dazu gehören neben Finanzbuchhaltungssystemen auch Systeme für Material- und Warenwirtschaft, für Dokumenten-Management-Systeme, für die Fakturierung, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und so weiter. Das heißt, alle Geschäftsunterlagen müssen unveränderbar und speziell gesichert digital aufbewahrt werden.

G. Jahn: Dabei ist es das größte Problem, dass die neuen Vorgaben nicht klar kommuniziert werden. Im Internet, auf Innungsseiten und in den Medien findet man kaum unterstützende Hinweise. Selbst bei Finanzämtern bekommt man unterschiedliche Aussagen zu diesem Thema. Da sind viele einfach verunsichert. Wie kann ich die Vorgaben in meinem Unternehmen umsetzen? Hab ich überhaupt entsprechende IT-Voraussetzungen dafür?

Welche Voraussetzungen sind denn nötig?

B. Franken: Wenn Unternehmen verschiedene Softwaresysteme zur Steuerung ihrer betrieblichen Prozesse einsetzen, ist es schon eine Herausforderung, die neuen Regelungen umzusetzen. Aber auch bei einer Komplettlösung muss vorher sichergestellt werden, ob die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden können. Wir sind in der glücklichen Lage, dass die Dokumentenverfolgung in unserer Software Powerbird alle Voraussetzungen mitbringt. Das digitale Archiv ist bei uns nur eine komfortable Ergänzung dieses Moduls. Unsere Kunden arbeiten genauso weiter wie bisher, ohne Umstellungsstress. Will man digital archivieren, wird im Hintergrund nur automatisch ein Haken gesetzt. Technisch gesehen werden die Daten nur an eine andere Stelle der Festplatte geschoben wo sie weder gelöscht noch geändert werden können.

Die digitale Archivierung in Powerbird ist zertifiziert. Wie war hier die Vorgehensweise?

G. Jahn: Damit haben wir einen Wirtschaftsprüfer beauftragt, der akribisch die Software-Voraussetzungen und Programmierungen getestet und für sicher befunden hat. Darüber hinaus haben wir mit ihm gemeinsam die für die revisionssichere Archivierung vorgeschriebene Verfahrensdokumentation für unser Unternehmen erstellt. Nicht nur im eigenen Interesse, sondern auch um es unseren Kunden noch leichter zu machen. Sie brauchen den von uns erarbeiteten Leitfaden nur noch individuell an ihren eigenen Betrieb anzupassen.


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g+h 03/2015
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