Der Durchblick macht's

Management

pds. Arendt, Mildner & Evers – kurz AME-Technik – ist ein überregional tätiger Partner für die technische Gebäudeausrüstung sowohl bei Privat- als auch bei Geschäftskunden. Die Software von pds bildet die Basis, um das Zusammenwirken der internen und extern gerichteten Arbeitsabläufe zu harmonisieren und nachhaltig zu beschleunigen.

08. Oktober 2018
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Bild 1: Der Durchblick macht's (© pds)

Als Spezialist für energieeffiziente Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, Rohrleitungsbau sowie Sanitär- und Elektrotechnik verbindet das Unternehmen moderne Technik mit über 125 Jahren Verfahrens- und Betriebspraxis.

Das interdisziplinäre, 45-köpfige Team aus Ingenieuren, Technikern, Meistern und Facharbeitern sorgt für eine zuverlässige, durchdachte, betriebssichere und umweltgerechte Realisierung von versorgungstechnischen Anlagen. Das Leistungsspektrum reicht von der Planung über die Konzept- und Energieberatung bis zur Ausführung und dem Service von Gewerken der technischen Gebäudeausrüstung. Seit 1998 setzt AME-Technik bereits auf Handwerkersoftware aus dem Hause pds. 

Angebotsprozess verkürzt

Diese kam jedoch bis 2016 überwiegend in der Buchhaltung und in der Verwaltung zum Einsatz – die Abläufe etwa im Vertrieb, Einkauf, Kundendienst oder in der Ressourcenplanung wurden bis dato noch weitgehend über Insellösungen abgebildet, die Automatismen in der Abwicklung und einen ganzheitlichen Blick auf die laufenden Prozesse kaum möglich machten. „Das wollten wir ändern“, so Geschäftsführer Lars Steding. „Der ganzheitliche Umstieg auf die pds Software bot uns in unserem Tagesgeschäft eine Vielzahl von Vorteilen. So haben wir im Sinne eines reibungslosen Prozessablaufes die Möglichkeit geschaffen, dass wirklich jeder Mitarbeiter an seinem jeweiligen Arbeitsplatz einen schnellen und direkten Zugriff auf die Software und benötigte Daten hat. 

Die in dem Zuge realisierte Datanorm-Schnittstelle ermöglicht uns zudem, die tagesaktuellen Preise vom Großhandel in die Software einzulesen. Dadurch entfällt die lästige Angebotsanfrage bei verschiedenen Großhändlern, um dem Kunden ein valides Angebot zu erstellen. Allein an dieser Stelle haben wir die Arbeitsschritte um ein Drittel reduzieren können“, gibt der Firmenchef ein Beispiel. 

Gestern analog – heute digital

Die pds Software kommt bei AME inklusive der Service App mit den Modulen Einkauf, Aufmaß, Ressourcenplanung, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmanagement sowie Service- und Vertragsmanagement zum Einsatz. Schon bei der Einführung zeigten sich die Stärken: Dank des modularen Aufbaus und der durchgängigen Arbeitsweise lässt sich die Anwendung sehr flexibel an veränderte Unternehmensabläufe und Anforderungen anpassen. 

Teure und zeitintensive Schulungen für andere Anwendungen gehören damit endlich der Vergangenheit an. Dadurch, dass jede Abteilung auf den jeweiligen Anwendungsfall bezogene, individualisierte Schulungen erhielt und zusätzlich ein telefonischer Support jederzeit für Rückfragen im Tagesgeschäft zur Verfügung stand, verlief die Umstellungs- und Einarbeitungsphase reibungslos. Mit der Systemumstellung wurden auch die Arbeitsabläufe in Service und Kundendienst reorganisiert.

Kundendienst in Echtzeit

Die pds-Software in Kombination mit der Service-App, die als mobiler Ableger speziell den Kundendienstprozess der Monteure vor Ort beim Kunden erleichtern soll, sorgt seither für eine deutlich schnellere Abwicklung von der Auftragserfassung über die Auftragserstellung bis zur Auftragsabwicklung und anschließender Fakturierung. „Die Service-App ergänzt unser Tagesgeschäft im Kundendienst. Früher mussten wir die Monteure anrufen, um sie über neue Aufträge zu informieren. Die Auftragsunterlagen haben sie sich dann bei komplexeren Aufträgen im Anschluss in der Firma abholen müssen.“

Heute wird der Auftrag mit allen wichtigen Details, Anschriften und Ansprechpartnern direkt auf das Tablet des jeweiligen Mitarbeiters übermittelt, der sich damit direkt zum nächsten Einsatzort navigieren lassen kann. „Auf der Baustelle kann der Monteur dann gleich die Leistungen digital erfassen und in Echtzeit zur weiteren Bearbeitung an die Verwaltung übermitteln. Dies beschleunigt nicht nur den Abrechnungsprozess, sondern erlaubt uns auch eine sehr komfortable Dokumentation und Nachverfolgung der bislang recht intransparenten, analogen Kundendienstprozesse“, führt Steding aus. 

Alle Infos in der App

Die on- und offline nutzbare Mobilanwendung pds Service bietet AME ein mobiles Informations-Cockpit, das den Außendienstmitarbeiter jederzeit und überall mit sämtlichen kunden- und projektrelevanten Daten versorgt – ob Informationen zur Projekthistorie, Auftrags-/Stammdaten oder Dokumentationen zur Baustelle. Damit können Arbeitszeiten und Leistungen noch direkt vor Ort vom Kunden über das Mobilgerät gegengezeichnet werden. 

Darüber hinaus unterstützt die Service App von pds das Unternehmen AME-Technik unter anderem bei der Tourenplanung, bei der Übermittlung von Auftragsdaten oder bei dem mobilen Druck von Auftragsbelegen.

Erschienen in Ausgabe: 06/2018