Die Baustelle in der Hosentasche

Mamagement

Label Software. Christian Stappenbeck ist der Geschäftsführer der Stappenbeck Heizung & Sanitär GmbH aus Grevesmühlen. Er hatte ein Problem, das viele Kollegen auch kennen: Auf der Baustelle fehlte plötzlich die letzte Planung. Das muss nicht sein.

22. Februar 2018
© Label Software
Bild 1: Die Baustelle in der Hosentasche (© Label Software)

Oft fehlten wichtige Informationen und auf der Baustelle wurde improvisiert oder das Büro musste Unterlagen per E-Mail schicken. Wenn bei einer Baubesprechung fünf Handwerker zusammenkamen, gab es meist drei verschiedene Planungsstände. Als Christian Stappenbeck von der Entwicklung der „Digitalen Bauakte“ hörte, bot er sofort an, den Testlauf zu begleiten.

Die Digitale Bauakte arbeitet mit der Software Labelwin aus dem Hause Label Software zusammen, die bereits seit zehn Jahren bei Stappenbeck im Einsatz ist. Die meisten Dokumente eines Projektes entstehen im Büro. Wobei mit Dokumenten beliebige Dateien wie Zeichnungen, PDFs, Wordbriefe, Exceltabellen, Fotos, Protokolle usw. gemeint sind.

Diese Dokumente können nun sehr einfach mit der Festlegung, wer darauf Zugriff haben soll, in die digitale Bauakte geladen werden.

Automatischer Datentransfer

Dabei kann jeder Berechtigte an den Dokumenten eine E-Mail bekommen, dass sich was getan hat. Jeder Anwender kann zusätzlich vom Smartphone (oder was auch immer er nutzt), etwas in die digitale Bauakte schieben. Ein Foto mit dem Handy schießen, eine Gesprächsnotiz oder Mängelliste diktieren, eine Skizze hochladen – alles geht unkompliziert von jedem Gerät aus.

Damit im Büro sämtliche Informationen vorliegen, werden alle neuen Dokumente automatisch ins Büro transportiert und stehen dort im Projekt ebenfalls zur Verfügung. Christian Stappenbeck erläutert hierzu: „Ich bin begeistert von der digitalen Bauakte. Damit kann ich sehr schnell meine Mitarbeiter, die Subunternehmer und auch den Kunden selbst sehr zeitnah mit Informationen versorgen.

Wirklich toll ist, dass ich bei jedem Dokument festlegen kann, wer es sehen darf.“

Über so viel Zustimmung ist natürlich auch Gerald Bax, Geschäftsführer Label Software, erfreut und erklärt: „Das Bedürfnis unserer Kunden, die wichtigsten Projektdaten immer parat zu haben, kennen wir schon lange. Zuerst haben wir versucht, eine digitale Bauakte mit der wirklich tollen App ,One-Note‘, zu realisieren.

Gescheitert ist das aber dann an der Rechtevergabe, denn wer will schon seine internen Dokumentationen für alle öffentlich machen! In unserer Web-Anwendung können unsere Anwender nun für jedes Dokument sehr einfach festlegen, wer es sehen darf und wer nicht. Extrem wichtig war uns auch die einfache Benutzung, denn zur Einarbeitung hat keiner Zeit und Lust.

Auch die Nutzung auf allen Geräten, egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Bürocomputer, gehört heute einfach zum Standard. Mit der Digitalen Bauakte ist uns ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen und wir sind stolz darauf, dass unsere Handwerksbetriebe nun alle Informationen zu einer Baustelle in der Hosentasche dabeihaben."

Daten und Fakten im Überblick

All dies spiegelt sich auch in den Daten und Fakten der digitalen Bauakte wider: Die Anwendung läuft im Browser und ist damit geräteunabhängig. In Labelwin werden die Projekte angelegt und dort für die Digitale Bauakte freigegeben. Die berechtigten Benutzer eines Projektes werden im Labelwin-System festgelegt.

Die meisten im Web sichtbaren Dokumente werden von Labelwin aus ins Web kopiert. Dabei wird festgelegt, ob sie für alle oder nur bestimmte Personen verfügbar sein sollen. Jeder Benutzer kann eigene Dokumente hochladen und für bestimmte Anwender freigeben. Alle im Web von außen dazu gekommenen Dokumente wie Fotos und Notizen werden ins Labelwin-System geholt. Chat-Funktion: Mit einem Dokumententyp „Notiz“ kann jeder direkt im Web Notizen vornehmen.

Wie bei einem Chat

Diese Einträge können danach nicht verändert werden, aber es können Kommentare und weitere Einträge dazu geschrieben werden – wie bei einem Chat. Dokumente können zwar von jedem Berechtigten heruntergeladen werden, aber werden nach der Änderung nicht ersetzt, sondern können nur als weiteres Dokument hochgeladen werden. Das Löschen von Dokumenten oder ganzen Projekten im Web kann nur von Labelwin aus erfolgen.

Fehlende Planungsunterlagen auf der Baustelle gibt es nicht mehr.

Der Datentransfer ins Büro erfolgt automatisch.

Datensicherheit ist gewährleistet.

Erschienen in Ausgabe: 02/2018