Streit

Ein Fahrplan für die Digitalisierung

Bei Elektro Prinzbach hat man früh die Potenziale der Digitalisierung erkannt und diese im Unternehmen sukzessive vorangetrieben. Die positive Bilanz: Bei den Verwaltungsprozessen spart sich das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld und bietet dank transparenter Abläufe einen exzellenten Kundenservice.

11. Februar 2019
Ein Fahrplan für die Digitalisierung
Elektro Prinzbach hat neben dem Hauptsitz in Haslach auch Niederlassungen in Offenburg und Freiburg. (© Streit)

Elektro Prinzbach, mit Hauptsitz in Haslach, steht seit der Gründung im Jahr 1936 für innovative und moderne Dienstleistungen in den Bereichen Gebäudetechnik, Industrietechnik, Sicherheitstechnik, erneuerbare Energien und IT.

Das Leistungsspektrum beginnt bei der Planung und Umsetzung klassischer Montage-Projekte und reicht über den Brandschutz, kundenspezifische IT-Lösungen und ein umfassendes Service- und Wartungsangebot bis zum EP-Fachhandel.

Durch stetiges Wachstum veränderten sich die Ansprüche an die Software zur kaufmännischen und organisatorischen Abwicklung der Unternehmensabläufe. Bereits im Jahr 2006 stieg der Betrieb auf die Branchensoftware V.1 von Streit um. Das Produkt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz und bietet alle kaufmännischen und betriebsorganisatorischen Werkzeuge aus einer Hand. 2014 stellten die Geschäftsführer Hans-Jörg Prinzbach und Ralf Neumaier auf die Professional-Lizenz der Elektrobranchensoftware um. Diese enthält alle wesentlichen Programmmodule, die zur Verwaltung eines mehr als 90-köpfigen Elektrobetriebs nötig sind. Dies war der Startschuss für die nächste Digitalisierungswelle. Doch zu einem rundum digitalisierten Handwerksbetrieb gehört mehr als die Anschaffung einer Software.

Schritt für Schritt entwickelte sich das Elektrounternehmen durch die Integration einzelner Module und Funktionen, die regelmäßige Schulung von Mitarbeitern und mit der durchgängigen Betreuung durch die Berater von Streit zum modernen und digitalisierten Betrieb.

A&O: regelmäßige Schulung

Die Geschäftsführer nahmen die positive Entwicklung zum Anlass, auch weitere Programmmodule zu integrieren und das Potenzial der Software weiter auszuschöpfen. Im Rahmen des Streit-V.1-Digitalisierungsfahrplans werden bis heute kontinuierlich Termine mit dem zuständigen Berater durchgeführt. Er deckt nicht nur den Schulungsbedarf der Mitarbeiter ab, sondern klärt individuelle Fragen zur Software, sorgt für die Integration neuer Module und Programmbestandteile und unterstützt die Optimierung der Unternehmensorganisation mit Streit V.1.

Als einer der nächsten Schritte stand die Umstrukturierung der umständlichen Auslagerung von Ausgangsrechnungen an den Steuerberater auf dem Plan. Dank Datev-Schnittstelle können diese inzwischen papierlos übermittelt werden.

Das Einlesen von elektronischen Kontoauszügen (MT-940) vereinfacht zudem das Kundenmahnwesen und die OP-Verwaltung. Eingehende Rechnungen werden geprüft, direkt an die OP- und Lieferantenverwaltung sowie das Zahlungswesen übergeben und in diesem Zuge im digitalen Archiv mittels Barcode beim jeweiligen Kunden abgelegt. „Was sich bewährt, wird sofort in die Betriebsstruktur übernommen. Durch die regelmäßige und intensive Arbeit mit dem Streit-V.1-Berater – besonders im Hinblick auf die individuellen Betriebsabläufe und Bedürfnisse – sind stetige Verbesserungen in der Arbeitsweise erreicht worden,“ erläutert Geschäftsführer Ralf Neumaier.

Online zum Großhandel

Um auch den Einkauf effizienter zu gestalten, wurde in einer weiteren Maßnahme die Schnittstelle zum Großhandel integriert. Der Einkaufsführer findet jeweils den günstigsten Lieferanten, alle Artikel sind dabei nur einmal und lieferantenunabhängig gelistet.

Bei Wareneingang wird die jeweilige Baustelle belastet. Mit dem Wareneingangs- und Lieferantenrechnungsprüfprogramm werden Lieferanten-OPs erzeugt und die Zahlungen vorbereitet.

Ein entscheidender Baustein auf dem Weg zum digitalisierten Betrieb war die Einführung der Streit-V.1-Lagerorganisation. Mit Barcode-Etiketten und -Scannern lässt sich die Lagerhaltung nun ohne großen Aufwand verwalten. Warenentnahmen und -zugänge werden mit dem Scanner erfasst und automatisch im System hinterlegt. Die Suche nach Arbeitsmaterialien oder fehlenden Artikeln gehört der Vergangenheit an.

Rund 40 Wartungsverträge wurden bei Elektro Prinzbach vor Integration des entsprechenden Moduls manuell und mithilfe einer Exceltabelle verwaltet. Auch hier bot die Branchenlösung ein genau auf den Elektrobetrieb zugeschnittenes Modul. Nach Übertragung aller Wartungsverträge ins System, konnten diese komplett über die Software verwaltet werden. Dazu zählen die Fakturierung der Wartungskosten, die Abrechnung in unterschiedlichen Intervallen, die Arbeitszeitplanung der Monteure und die Terminierung der Wartungen. Heute managt das Unternehmen rund 200 Wartungsverträge mit Streit V.1 und konnte die Anzahl der Aufträge mehr als verfünffachen.

Mobil zum Erfolg

Fortschritt heißt auch, die technischen Möglichkeiten für den eigenen Betrieb zu nutzen. So entschied sich die Geschäftsführung jüngst für die mobile Auftrags- und Serviceabwicklung. Monteure können dabei mit dem Tablet Aufträge einsehen, bearbeiten und auch digitale Unterschriften beim Kunden einholen. Daten werden somit ohne Zeitverlust dem Auftrag zugeordnet, was einer besonders schnellen Abrechnung dient.

»Durch die intensive Arbeit mit dem Streit- Berater sind stetige Verbesserungen in der Arbeitsweise erreicht worden.«

— Ralf Neumaier

Elektro Prinzbach organisiert in der Zwischenzeit nahezu den gesamten Betrieb mit Streit V.1 und sorgt für eine übersichtliche, transparente und zeitsparende Umsetzung der Unternehmensabläufe. Davon profitieren das Unternehmen und die Kunden. Die Software Streit V.1 trägt zum Unternehmenserfolg bei und wird den Ansprüchen des stetig wachsenden Betriebs auch in Zukunft gerecht. Daran hat die Geschäftsleitung des Kinzigtäler Familienbetriebs keinen Zweifel.

Geplant ist in den nächsten Monaten unter anderem der Ausbau des voll integrierten digitalen Archivs, das eine rechts- und revisionssichere Archivierung aller Belege, Dokumente und sogar E-Mails sicherstellt. Eine weitere bedeutende Modernisierung wird die digitale Zeiterfassung sein, die bislang noch manuell erfolgt.

Ralf Neumaier ist sicher: „Die kontinuierliche Betreuung durch die Berater mit fest vereinbarten Terminen über das ganze Jahr hinweg gibt uns die Sicherheit, dass wir Streit V.1 für unseren Betrieb bestmöglich nutzen und ständig am Ball bleiben.“

Erschienen in Ausgabe: 01/2019