Ende der Zettelwirtschaft

Kundendatei als Basis für Ihre Marketing-Aktivitäten

Horst Weingärtner, Chef eines mittelständischen Unternehmens, macht sich Sorgen: Seine Umsätze gehen seit drei Jahren zurück. Seine Mitbewerber investieren hohe Beträge, vor allem in Anzeigenwerbung. Neue Kunden kommen nicht von allein, und auch seine Stammkunden muß Weingärtner laufend umwerben.

12. Juni 2001

Will Horst Weingärtner langfristig am Markt Erfolg haben, muß er

bestehende Kunden an sein Geschäft binden und sie zu treuen Käufern

seines Leistungsangebots machen. Sein Konzept heißt: Verstärkter Einsatz von

Direktmarketing, zum Beispiel Werbebriefe an Stammkunden und Telefon-

Marketing zur Neukundengewinnung. Seine Investition: Auf- und Ausbau

einer Kundendatei, die er in sein Marketingsystem einbauen will.

Eine gut geführte Kundendatei bildet für jedes Unternehmen ein wichtiges

Kapital. Liegen die Informationen über Ihre Kunden verstreut in Auftragsordnern,

Notizbüchern oder im nichtbeachteten Karteikasten mit den alten

Kunden? Wie gut kennen Sie Ihre Kunden? Sie brauchen gut geordnete Informationen

über Ihre tatsächlichen und potentiellen Kunden (Noch-nicht-Kunden),

um die richtigen Artikel zur richtigen Zeit anzubieten.

Nutzen einer Kundendatei

Eine gute Kundendatei muß Ihnen ausreichende Daten liefern. Legen Sie

zunächst fest, welche Leistungen Sie von ihr erwarten, beispielsweise für Ihre

betriebliche Organisation oder Verwaltung, und wer auf diese Daten bei Bedarf

zugreifen darf. Ihre Kundenkartei oder -datei wächst mit Ihrem Kundenstamm. Sie müssen

sie also ständig aktualisieren. Allerdings erhöht ein gepflegter Kundenstamm den

Wert Ihres Unternehmens erheblich und sichert Ihnen langfristig Ihre Position im

Markt. Ihre Kundendatei kann Ihnen folgenden Nutzen bringen:

- Sie binden Ihre Kunden an Ihre Firma und gewinnen neue hinzu.

- Sie verbessern Ihre Kundenstruktur.

- Sie tätigen Mehr- und Zusatzverkäufe.

- Sie steuern Ihren Umsatz und steigern den Verkauf Ihrer gewinnbringenden Artikel.

- Sie entwickeln Ihr Angebot kundennah weiter.

- Sie senken Ihre Akquisitionskosten.

- Sie verbessern Ihre Terminverwaltung sowie Direktwerbeaktivitäten.

Zusammenstellung Ihrer Kundendaten

Ihre Kundeninformation soll Ihnen zahlreiche Fragen beantworten. Je mehr

Daten Sie erfassen, um so aussagekräftiger sind diese. Prüfen Sie jedoch genau,

wieviel Informationen Sie wirklich brauchen, damit deren Erfassen und

Verarbeiten im richtigen Kosten-Nutzen- Verhältnis stehen. Soviel Daten wie

nötig, so wenig wie möglich! Legen Sie den Umfang Ihrer Datensammlung je

nach Ihrem Nutzungsziel fest. Bündeln und nutzen Sie diese Daten

entsprechend Ihrem Bedarf, beispielsweise:

- Unterscheiden Sie Ihre Kunden nach Hauptumsatzträgern, um sie individuell

zu betreuen.

- Ordnen Sie Ihre Umsätze nach bestimmten Merkmalen, um sie gegenüber

bestimmten Zielgruppen zu erhöhen.

So finden Sie das passende Datensystem für Ihr Geschäft

Ihr Dateisystem sollte schnell zu aktualisieren und für die entsprechenden Mitarbeiter

leicht zugänglich sein. Bei einem kleineren Kundenstamm genügt eine

Kartei in Form von Karteikarten. Setzen Sie bei einem größeren Kundenstamm

eine Kundendatei in Ihrem EDV-System ein. Eine reine Adreßverwaltung mit

Kundennummern reicht aber nicht aus. Nutzen Sie daher mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems

Ihre Kundendatei als zentrales Informationssystem und damit als Instrument zur Marktbearbeitung.

Im Vordergrund stehen dabei Ihr Bemühen um die Kunden und der

ständige Dialog mit Ihren Zielgruppen. So verbinden Sie die Wünsche Ihrer

Kunden geschickt mit Ihrem Angebot, steuern Ihre Marketingaktivitäten zielgenau

und erhöhen Ihren Absatz mit kostengünstigen Mitteln.

Ihre Entscheidung für ein bestimmtes System hängt vom Umfang der zu verarbeitenden

Daten ab. Haben Sie viele Kunden oder planen Sie verkaufsfördernde

Aktionen, so bildet Ihre Kundendatei eine hervorragende Grundlage

für Ihre Maßnahmen.

Ihre spezielle Datei

Das Auswerten von Statistiken und Berichten per Hand ist zeit- und kostenaufwendig

und eignet sich daher nur für Unternehmen mit kleinem Kundenstamm.

Bei einem kombinierten System unterstützen Sie Ihre Kartei mit einem passenden

EDV-System. Ihr Kundenbetreuer oder Sie selbst erfassen die kundenspezifischen

Daten per Hand und setzen für Serienbriefe zusätzlich ein

Textverarbeitungssystem ein. Eine solche Verbindung ist für kleine und mittlere

Unternehmen sinnvoll. Ein entsprechendes Programm erhalten Sie bereits

ab 100 Mark, einfache Adreß-Software schon ab 30 Mark.

Das häufige Nutzen von Daten macht für Sie den Einsatz eines komplexen

EDV-Programms sinnvoll. Am Markt finden Sie eine Vielzahl von branchenspezifischer

Software. Dabei organisieren Sie Ihre Kundendatei mit Hilfe

einer Marketing-Datenbank. Es gibt Datenbankprogramme,

die neben vielen betriebswirtschaftlichen Lösungen auch

eine Kundenverwaltung enthalten. Bei anderen Systemen läßt sich eine Kundendatei

durch ein Zusatzpaket, beispielsweise zu einer Auftragsverwaltung

installieren. Eine umfassende Lösung ist die Einrichtung

eines speziellen Kundeninformationssystems.

Im Mittelpunkt steht hier eine strukturierte Adreßverwaltung,

verbunden mit verschiedenen Datenbanken mit Auswahlmöglichkeiten, einer

Terminverwaltung und einer Dokumentenablage.

Verfügen Sie oder Ihre Mitarbeiter über einen Laptop, sollte ein Datenabgleich

zur Hauptdatenbank möglich sein, damit Sie schnell über alle wichtigen

Marketingdaten verfügen können. Mit einem solchen Marketingsystem

führen Sie nicht nur Werbebriefaktionen ohne großen Zeitaufwand und mit

bestmöglicher Zielgruppenselektion durch, sondern bilden gleichzeitig das

Termingerüst für eine nachfassende Telefon- Marketing-Aktion. Diese Marketingaktivitäten

und deren Ergebnisse ordnen Sie schnell den einzelnen Kundendaten

zu.

Der im Eingangsbeispiel genannte Horst Weingärtner erwartet von einer integrierten

Kundendatei für sein Geschäft:

- umfangreiche und aktuelle Kundendaten

- Kundenumsätze mit Deckungsbeiträgen

- Daten über Marketingaktionen, wie Werbebriefe und Telefonmarketing

- Auflisten der Kundenkontakte

- einfache Bedienung des Systems auch durch Verkäuferinnen und Verkäufer

- automatische Umsatzplanung

- umfangreiche Selektionsmöglichkeiten nach verschiedenen Daten

- Programmsteuerung unter Windows.

Fazit:

Wer langfristig seine Akzeptanz im Markt, den Fortbestand seines Unternehmens

und damit auch seine Umsätze und Gewinne erhöhen will, muß

neben der „Kundenpflege“ auch das Gewinnen neuer Kunden betreiben.

Erschienen in Ausgabe: 02/2001