Freiräume schaffen

KWP. Der Erfolgsautor Werner Tiki Küstenmacher sagte unlängst auf einem Vortrag: „Simplify your work – Vereinfache Deine Arbeit, schaffe Transparenz, Nachvollziehbarkeit und somit Freiräume für das, was Du am Besten kannst!“

27. Februar 2008

Gerade Mitarbeiter in Elektroinstallationsbetrieben sollten sich die nötigen Freiräume verschaffen, um sich um das Wichtigste in ihrem Unternehmen – nämlich die Kunden – kümmern zu können. Die moderne Computertechnik bietet hierzu komfortable und auf das Handwerk zugeschnittene Werkzeuge an. Das Modul Aktivitäten-Management des bayerischen Softwareherstellers KWP aus Landshut integriert dieses Organisationssystem in die Handwerkersoftware. Der Leitgedanke des Aktivitäten-Managements ist es, alle Informationen einfach und schnell zu hinterlegen, zu delegieren und transparent für alle Mitarbeiter wiederzufinden. Und damit werden nicht nur unüberschaubare Papierfluten und unzählige Notizzettel reduziert. Die Kollegen haben von überall schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Nichts geht mehr verloren, nichts wird mehr vergessen. Das Organisationssystem ist schnell an einem Beispiel erklärt: Ein Interessent ruft an, um offene Fragen zu einem Angebot zu klären. Der zuständige Mitarbeiter ist nicht im Haus. Automatisch wird ein Rückruf notiert.

Als Aktivität »Rückruf« wird dieser hinter der Interessenten-Adresse aufgenommen und an den zuständigen Mitarbeiter delegiert.

Durch die freie farbliche Gestaltung können zum Beispiel alle Rückrufe in roten Signalfarben dargestellt werden. So kann der zuständige Bearbeiter auf einen Blick die Dringlichkeit seiner To-do- oder Vorlage-Liste erkennen. Mithilfe der Funktion „aktive Rückmeldung“ bekommt der Verteiler der Aufgabe automatisch eine Rückmeldung über Statusänderungen oder Erledigung der verteilten Aufgabe. So ist dieser stets im Bilde, ob und wann die delegierte Aktivität bearbeitet wurde. In der Vorlage werden alle noch offenen Aktivitäten entsprechend mit farblich frei wählbarer Darstellung angezeigt und können kontinuierlich bearbeitet werden.

Neben der Dokumentation und Verteilung von einzelnen Aufgaben oder Informationen, können auch ganze Aufgaben-Gruppen, sogenannte Checklisten, ausgelöst werden. Bei einem Auftragseingang werden die entsprechenden Aufgaben an die gewünschten Stellen verteilt. Über das angelegte Projekt sind alle Einzel-Aktivitäten zusammengefasst und mit dem jeweiligen Status dokumentiert. Auf diese Weise hat der Projektleiter zu jeder Zeit den Überblick über Stand und Fortschritt der verteilten Aufgaben.

Bereits in der dritten Generation führt die Odenthal Haustechnik GmbH die Tradition anspruchsvoller und zuverlässiger Handwerksqualität in Siegburg fort. In den letzten Jahren wurde das Serviceangebot erheblich ausgeweitet und an die veränderten Bedürfnisse der Kunden nach modernen, wirtschaftlichen oder individuellen Lösungen angepasst. „Durch die Einführung des Aktivitäten-Managements sind Betriebsabläufe nun einheitlich dokumentiert und die Anzahl an kleinen gelben Zettelchen, Notizen und so weiter hat sich auf ein Minimum reduziert“, freuen sich die beiden Geschäftführer Heinz-Guido und Hans-Joachim Odenthal. So ist ein Workflow abbildbar und nachvollziehbar geworden. Informationen lassen sich den entsprechenden Projekten, Aufträgen und Adressen zuordnen.

Alle Mitarbeiter, inzwischen sind es 30, können bei Bedarf jederzeit die Informationen abrufen. „Unsere innerbetrieblichen Wege haben sich stark verkürzt“, ergänzt Odenthal. Ähnliche Erfahrungen machte das Bochumer Unternehmen Jung Sanitär und Heizungstechnik. Kommunikationsfehler durch falsche Übermittlung oder schlichtes Vergessen konnten komplett abgestellt werden.

Einen uneingeschränkten Überblick verschafft das BN-Info-Center über Zahlen, Aufgaben, Termine und sonstige Aktivitäten. Ähnlich wie im Cockpit eines Flugzeugs laufen hier alle Fäden zusammen. Die Mitarbeiter sehen, welcher ihrer Kollegen an- oder abgemeldet ist und können auch kurze Nachrichten versenden. Übersichtlich ist die Terminplanung der Monteure aufgelistet und welche Aktivitäten im Unternehmen noch offen sind. Das Info-Center informiert darüber, wie viele Interessenten zurzeit bearbeitet werden und welcher Mitarbeiter sie bearbeitet. Es zeigt, wann welchen Angeboten nachtelefoniert werden muss oder ob es offene Kundenreklamationen gibt. Neben dem organisatorischen Überblick werden auch harte Zahlen geliefert: Wie hoch ist der Umsatz im aktuellen Monat? Wie war der Umsatz im gleichen Monat des letzten Jahres? Wie sieht der Jahresumsatz aus? Wie viel Umsatz macht das Unternehmen mit welchem Lieferanten? Wie hoch sind der aktuelle Lagerwert und der Werkzeugbestand? Wie viel Wartungsverträge hat das Unternehmen mit Kunden geschlossen und wie hoch ist deren Wert? Alles wichtige Eckdaten und Schlüsselgrößen aus der KWP Handwerker-Software.

Mit den Zusatzfunktionen BN-Info-Center mobile und BN-Info-Center web ist das ganze Büro quasi in der Westentasche. Egal ob beim Kunden oder auf der Baustelle, können Termine abgestimmt, Aktivitäten delegiert oder getroffene Vereinbarungen dokumentiert werden. Rückfragen und das Zwischenpuffern auf Notizzetteln entfallen. Die Devise lautet »Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort«. Verwaltungsaufwände im Büro werden reduziert und gleichzeitig die Transparenz erhöht. Ein organisiertes und strukturiertes Tagwerk schafft Freiräume für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Erschienen in Ausgabe: 01/2008