Gemeinsam gewachsen

Management

Streit. Für die Kalkulation von Großprojekten, deren Abwicklung auf der Baustelle und die kaufmännische Verwaltung setzt der moderne Betrieb Huber Gebäudetechnik seit über 30 Jahren auf die ERP-Software Streit V.1 und deren Elektroleistungskatalog.

08. Mai 2018
© Huber Gebäudetechnik
Bild 1: Gemeinsam gewachsen (© Huber Gebäudetechnik)

Huber Gebäudetechnik aus Hohberg bei Offenburg betreut Großprojekte im Gewerbe- und Wohnungsbau für Privatwirtschaft und Kommunen. Das zweite Standbein ist die Umsetzung von privaten Ein- und Mehrfamilienhäusern mit smarter Gebäudetechnik. Die Geschäftsführer Gerold Huber und Stefan Gutmann haben sich schon früh auf die technische Realisierung umfangreich vernetzter und automatisierter Projekte spezialisiert.

Für Konzeption und Planung dieser Objekte gründete Gerold Huber zusammen mit Mario Huck Xennio. Als Informatiker bringt Mario Huck den IT-Hintergrund, um intelligenten Gebäuden ein Höchstmaß an Flexibilität zu entlocken und individuelle Kundenwünsche professionell umzusetzen. Huber übernahm den seit 1951 bestehenden Betrieb vor 15 Jahren von seinem Vater. Der hatte in den 1980er-Jahren den Weitblick besessen, seine kaufmännische Arbeit von einer EDV-Lösung unterstützen zu lassen. Damit gehörte er zu einem der frühen Kunden der heutigen Streit Datentechnik. SHW, das Vorgängerprodukt der aktuellen Branchensoftware Streit V.1, wurde installiert und unterstützte ihn fortan. Auch Gerold Huber ist offen für aktuelle Technologien und sinnvolle Effizienzwerkzeuge: „Wir nutzen jene Funktionen in Streit V.1, die unsere Arbeit erleichtern und sich wiederholende Arbeitsschritte verkürzen. Zum Beispiel setzen wir den Elektroleistungskatalog ein, um Standardarbeiten über eine Leistung komplett in der Kalkulation abbilden zu können und nicht einzelne Arbeitsschritte und Materialeinsätze kalkulieren zu müssen.“ Bei über 72.000 anpassbaren Leistungen werden die Kalkulatoren fast immer fündig. „Die Arbeit ohne den Leistungskatalog ist für uns inzwischen unvorstellbar“, konstatiert Huber.

Wiederkehrende Arbeitsschritte verkürzen ist auch das Ziel des V.1-LV-Wizards. Titel und Positionen einer per GAEB eingelagerten Ausschreibung vergleicht der LV-Wizard mit bereits kalkulierten Leistungen. Wird er fündig, bietet er dem Kalkulator die Option, die passenden Positionen komplett zu übernehmen. „Dank des inzwischen hohen Standardisierungsgrades bei Ausschreibungen können wir so bis zu 70 Prozent der Zeit für unsere Kalkulationen einsparen“, rechnet Huber vor. Als 2013 die Nachfolge des in der Nähe gelegenen Elektrotechnikbetriebes Aumüller nicht gesichert werden konnte, übernahmen Gerold Huber und Stefan Gutmann den Betrieb, der zunächst als hundertprozentige Tochter agierte und unter anderem die Gebäudetechnik zahlreicher Rewe-Märkte betreute. 2015 verschmolzen die Betriebe schließlich. Alle Mitarbeiter sind geblieben. Mit der Übernahme von Elektro Service Witt aus Denzlingen Anfang des Jahres hat das Unternehmen einen zweiten Standort in Freiburg. Der Wirkungskreis erweitert sich durch diese Maßnahme bis zur Schweizer Grenze, wobei die Koordination aller Projekte zentral in Hohberg erfolgt. 50 Mitarbeiter sind insgesamt beschäftigt. Tendenz steigend. Entsprechend ist die Lager- und Bürofläche der Zentrale in Hohberg in diesem Jahr großzügig erweitert worden.

Im Projekt vereint, in der Buchhaltung getrennt

Xennio kooperiert als Fulfillment-Partner mit regionalen Architekturbüros, wenn es um die Planung von Gebäudeautomatisierung, Konferenzraumtechnik, Beschallung/Multimedia sowie Mess-, Steuerungs- und Regelungstechnik geht. „Der regionale Fokus ist uns wichtig, um schnell reagieren und langfristige Partnerschaften aufbauen zu können“, erklärt Huber. Seit Jahreswechsel 2017/18 ist Xennio als Huber Gebäudetechnik Media integriert. In der ERP-Software wurde Xennio als zweiter Mandant neben Huber Gebäudetechnik geführt.

Hierdurch ergaben sich zahlreiche Vorteile, die beim Zugriff auf gemeinsame Stammdaten beginnen und bei gleichförmigen Abläufen, Belegen und Formularen nicht enden. „Mittelfristig möchten wir die Finanzbuchhaltung im eigenen Haus erledigen und das entsprechende V.1-Modul anschaffen“, plant Stefan Gutmann. „Insgesamt streben wir einen höheren Digitalisierungsgrad im Unternehmen an.“

Die fortschreitende Digitalisierung des Betriebes wird unter anderem durch die intensive Nutzung des V.1-Archivs erreicht. Eingangsrechnungen werden in V.1 gebucht und geprüft. Anschließend wird ein Barcodeetikett für den Scan des Belegs aufgebracht. Die Zuordnung zu Projekt, Kunde und Lieferant erfolgt dann automatisch. Wichtige Fotos, PDF-Dateien, E-Mails oder andere Belege, die dokumentiert werden sollen, können auch einfach per Drag-and-Drop in das jeweilige Archiv gezogen und verschlagwortet werden.

„Der Reiz am Archiv ist für mich die Intelligenz dahinter“, erläutert Gerold Huber. „Wenn ich einen Beleg per Drag-and-Drop in das Projektarchiv lege, wird er automatisch auch beim Kunden, beim mit dem Projekt verknüpften Lieferanten sowie beim Projektleiter und, im Falle einer E-Mail, sogar bei deren Absender hinterlegt.

Die eigentliche Datei archiviert V.1 dabei nur einmal und verteilt sie nur als Verknüpfung in die verschiedenen Archive. Das spart Speicherplatz. Es ist beruhigend zu wissen, dass wir der Dokumentationspflicht nach GDPdU nachkommen, aber der wichtige Vorteil dieses Archivs ist für mich die lückenlose Dokumentation, auf die ich jederzeit Zugriff habe, ohne Ordner im Regal suchen zu müssen.“

Mobile Anwendungen

Seit einigen Jahren arbeiten die Servicemonteure von Huber Gebäudetechnik im Außendienst mit Tablet-PCs zur Auftragsabwicklung. Ihre Serviceaufträge werden von der Hauptanwendung online an das Mobilgerät übertragen und dort bearbeitet. Der digitale Rapportzettel kann mit dem Kunden durchgegangen und von ihm direkt am Tablet unterzeichnet werden. „Die mobile Serviceabwicklung haben wir sukzessive eingeführt, um die Akzeptanz im Team zu testen“, erinnert sich Huber. „Sie hat die Abwicklung unserer Serviceaufträge stark vereinfacht und die Rechnungsstellung beschleunigt. Das hat nicht nur uns Geschäftsführer, sondern auch die Mitarbeiter überzeugt.“

Als langjährige Anwender kennen sich die Mitarbeiter bei Huber Gebäudetechnik mit ihrer ERP-Software bestens aus, weiß Huber: „Durch die mit Streit abgeschlossene Betreuungsvereinbarung steht uns immer die neueste Version von V.1 zur Verfügung. Wir halten das System so aktuell wie möglich, um hinzugefügte Funktionen sofort zu nutzen und unsere Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.“

Neue Kolleginnen und Kollegen werden vom eigenen Team in der Verwaltung eingearbeitet, bis sie den nötigen Wissensstand haben, um die täglichen Arbeiten erledigen zu können. Für tiefer gehendes Wissen heuert Huber einen Außendienstberater von Streit an. „Für einen solchen Termin werden intern Fragen gesammelt und ein Schwerpunktthema für den Tag zusammen mit dem Berater ausgearbeitet“, erläutert Huber. „Reine Anwendungsfragen klären meine Mitarbeiter mit der Hotline, die sehr gut erreichbar und kompetent ist. Schließlich braucht man schnell eine Antwort, um weiterzuarbeiten.“

Gerold Huber und Stefan Gutmann wissen ihre Verwaltung in guten Händen. Zusammen mit ihrem Team schauen sie der Zukunft gelassen entgegen.

Die nächsten Projekte

Das nächste Großprojekt, der neue Wasserpark des Europa Parks in Rust, steht vor der Tür. „Unsere Großprojekte und deren Herausforderungen sind für uns das Salz in der Suppe“, freuen sich die Geschäftsführer auf das, was kommt.

Auf der Softwareseite testen Gerold Huber, Stefan Gutmann und ihr Team derzeit das Streit-V.1-Modul „Digitale Zeiterfassung“. So soll es nach und nach dem Stundenzettel an den Kragen gehen. „Unsere ERP-Software ist seit 30 Jahren mit uns gewachsen“, resümiert Stefan Gutmann. „Das gibt mir Sicherheit und das gute Gefühl, dass unsere Verwaltung mit der Unternehmensentwicklung auch zukünftig Schritt halten kann.“

Erschienen in Ausgabe: 03/2018