Genau kalkuliert

Software erledigt Tagesgeschäft

Mit Software für Kalkulation und Auftragsabwicklung läßt sich wesentlich mehr bewerkstelligen, als nur Angebote und Rechnungen zu schreiben. Bei Elektro Abrahams vernetzt die EDV organisatorisch betrachtet nahezu sämtliche Betriebsabläufe. Kundenfragen können sofort beantwortet werden, Bestellungen laufen Online, und die Mitarbeiter müssen nicht jeden Zettel dreimal in die Hand nehmen. Der Schwerpunkt aber bleibt die schnelle und genaue Kalkulation, die für das Elektrohandwerk überlebenswichtig ist.

25. Mai 2004

Die beiden Firmenchefs Bernd und Ralf Abrahams hatten klare Vorstellungen, was ein EDV-Programm für Kalkulation und Auftragsabwicklung leisten soll: „Wir wollten eine Software, die mehr als nur eine bessere Angebots-Schreibmaschine ist, und die nicht sechzig Sekunden braucht bis etwas auf dem Bildschirm steht.“ Der Elektro-Fachbetrieb Abrahams in Schwerte, in der Umgebung zwischen Dortmund und Wuppertal gelegen, beschäftigt acht Mitarbeiter und hat sich im Privatkundenbereich auf den gehobenen Neubausektor spezialisiert. Auf der Referenzliste stehen auch Industriekunden wie der Stahl- und Technologiekonzern Salzgitter AG oder der Präzisionspapier-Hersteller Diagramm-Halbach in Schwerte.

Abrahams hat im Jahr 2002 das bislang eingesetzte Handwerkerprogramm gegen LC-Top von Locher & Christ ausgewechselt. Effektiver EDV-Einsatz beginnt nach Erfahrung der beiden Elektromeister bereits, bevor Kundendaten erfaßt werden oder ein neues Angebot angelegt wird. So genügt beim Anruf eines Interessenten, der sich nach einem ungefähren Preis für einen Garagentorantrieb erkundigt, eine kurze Abfrage abgeschlossener Aufträge. Der Anwender öffnet in der Auftragsbearbeitung über die F2-Taste die Suchmaske für die so genannte Fragmentsuche, in die er für dieses Beispiel den Begriff „Garagentor“ eintippt. Innerhalb einer Sekunde listet das Programm alle dementsprechenden Aufträge auf. „Damit ist noch während des Telefonats eine grobe Preisauskunft möglich, ohne zuerst vor Ort fahren zu müssen - das spart Zeit und Geld“, sagt Bernd Abrahams, der sich vorwiegend um die Projektbearbeitung kümmert. Seine Angebote für Elektroinstallationen stellt er mit Hilfe von Artikelstammdaten über die Fragmentsuche zusammen oder kopiert Positionsblöcke und Titel aus zurückliegenden Projekten. Diese lassen sich frei zusammengestellt kopieren und ohne umständliche Menü-Navigationen einfügen. Schaltschränke projektiert Abrahams mit einem CAD-Programm, aus dem er die Stückliste über die GAEB-Schnittstelle an LC-Top übergibt.

Bessere Aufträge mit genauer Kalkulation

Die Software ermöglicht auch die schnelle Auswahl von Artikeln aus dem ZVEH-Leistungskatalog. Die im Programm hinterlegbaren Daten lassen sich über einen Suchbaum auswählen, der dem Windows-Explorer ähnlich ist. Per Mausklick öffnet sich der Verzeichnisbaum in einem separaten Fenster und listet die einzelnen Titel auf. Um treffsichere Preise zu erzielen, ordnet Bernd Abrahams die Titel und Positionen bestimmten Materialgruppen zu. Diese Funktion ermöglicht es, die Angebotsbestandteile mit verschiedenen Aufschlägen zu berechnen. Die Materialgruppen können beispielsweise für Installationsmaterial, Schaltbauteile oder hochwertige Leuchten definiert werden. „Im Elektrohandwerk ist es wichtig, genau zu kalkulieren“, ist Bernd Abrahams überzeugt.

Bevor das Angebot den Weg zum Kunden nimmt, sorgt ein Blick in die Zielwertrechnung für Gewißheit über die richtige Kalkulation. Aus der Titelübersicht läßt sich mit einem Tastenbefehl die & pos;Was-wäre-wenn& pos;-Ergebnisrechnung anzeigen. Verhandelt der Kunde über einen nach unten abgerundeten Pauschalpreis, zeigt diese Kalkulationsübersicht die Veränderung der Zuschläge, wenn der Endbetrag vorgegeben wird. Der Anwender sieht dadurch, bis zu welchem Limit der Auftrag noch rentabel sein kann. Bei Unterdeckung warnt das Programm durch die Anzeige eines roten Balkens auf dem Bildschirm. Weil die Zielwertrechnung außerdem auf einer zweiten Kalkulationsebene arbeitet, bleibt die Original-Kalkulation unverändert.

Das Bestellwesen rationalisieren

Die Materialdisposition wird bei Elektro Abrahams größtenteils Online erledigt. „Im Vergleich zum Suchen in Katalogen, Aufschreiben und Faxen geschieht dies jetzt in einem Bruchteil der Zeit“, erklärt Ralf Abrahams. Der tägliche Materialbedarf läßt sich so wesentlich schneller ordern. Braucht der Monteur am nächsten Tag dringend einen bestimmten Artikel, gibt der Elektromeister am PC zunächst den Suchbegriff ein. Das Programm zeigt die Artikel mit den Preisen der hinterlegten Großhändler-Daten an. Wenige Mausklicks später kontrolliert er auf der Homepage des Lieferanten, ob der Artikel vorrätig ist. Den Bestellvorgang erledigt LC-Top Online über die UGL-Schnittstelle. Die gelieferte Ware wird sofort im Auftrag erfaßt, so daß das Materialaufmaß anschließend leichter kontrollierbar ist.

„So muß nicht mehr jeder Zettel dreimal in die Hand genommen werden“, bekräftigt Ralf Abrahams, der in der EDV für sich auch Entlastung sieht. Mit Hilfe der Fragmentsuche, die nach seiner Auffassung ähnlich schnell arbeitet wie die Internet-Suchmaschine Google, seien die Bürokräfte in der Lage, Abrechnungen selbstständig zu bearbeiten. Denn bislang habe eine der größten Schwierigkeiten darin bestanden, daß die Monteure auf ihren Arbeitsberichten für dasselbe Material unterschiedliche Bezeichnungen verwendet haben. Das Suchsystem der Software ermöglicht jedoch, den Artikel durch Eingabe von Bruchstücken der Bezeichnung zu finden - oder einfach durch Abtippen der Bestellnummer von der Verpackung. Bei Schlußrechnungen berücksichtigt das Programm automatisch die bezahlten Abschlagsrechnungen und Sicherheitseinbehalte. Der Anwender muß so weder für eine Teilrechnung ein neues Projekt anlegen noch darauf achten, daß diese vollständig in die Rechnung einfließen.

„Kleinen Moment bitte...“

Ein weiteres Beispiel ist die häufige Situation, daß der Kunde an der Theke steht und die Rechnung bezahlen möchte. Doch der Monteur war erst am Morgen vor Ort, um die Arbeiten auszuführen. Die übliche Aussage „einen kleinen Moment bitte“ wird bei Firma Abrahams sehr wörtlich genommen: Vorausgesetzt, der Monteur hat bereits seinen Arbeitsbericht abgegeben, kann der Mitarbeiter dem Kunden binnen weniger Minuten die Rechnung präsentieren, ohne ihm aus Verlegenheit und zur Überbrückung der Wartezeit einen Kaffee anzubieten. „Dies ist natürlich auch eine Organisationssache, die etwas Disziplin erfordert. Andererseits findet der Mitarbeiter in der EDV alle Informationen, so daß der Chef auch mal im Urlaub sein kann“, sagt Ralf Abrahams. So ließen sich für Kundenrückfragen, beispielsweise zur Preisbildung einer Rechnungsposition, auch Textinformationen hinterlegen. Diese erscheinen nicht im Ausdruck, ermöglichen aber dem Mitarbeiter eine stichhaltige Auskunft gegenüber dem Kunden, wie Hartmut Radtke von LC-Top West erläutert. „Die Software erspart den Gang zum Aktenschrank - Ordner wälzen und Vorgänge suchen war gestern. Wir konnten insgesamt die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich steigern“, faßt Ralf Abrahams zusammen. Außerdem habe die vorhandene Hardware beibehalten werden können, obwohl in den Büros der Firma Abrahams lediglich Standard-PCs stehen. Die Frage, ob die Einarbeitung aufwendig gewesen sei, kommentieren die beiden Brüder am Beispiel ihres Vaters: Der mittlerweile 70-jährige Betriebsgründer und Seniorchef Hans-Dieter Abrahams, Ehren-Obermeister der Elektro-Innung Iserlohn, sei bereits im Begriff gewesen, sich in den Ruhestand zu begeben. Statt dessen habe er sich noch in die Bedienung von LC-Top eingearbeitet.

Fazit:

In der heutigen schnellebigen Zeit kommt man mit Kunden-Karteikarten und zig Preislisten-Ordner eindeutig zu spät beim Kunden an. Ein effizienter EDV-Einsatz ist darum ein Muß für eine erfolgreiche Betriebsführung. Mit LC-Top von Locher & Christ ist man in der Lage von der ersten telefonischen Zirka-Anfrage, über ein fundiertes Angebot und eine exakte Materialbestellung, bis zur termingerechten Auftragsausführung und detaillierten Rechnungsstellung, schnell zu reagieren.

Erschienen in Ausgabe: 05/2004