Seit 45 Jahren unter Strom

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Label Software. - Das Traditionsunternehmen Weidich Haustechnik wächst mit schlanker Verwaltung und einem klaren Konzept, das Kundenbindung und -pflege oberste Priorität in Abläufen einräumt. Der Erfolg bestätigt das Konzept.

11. Mai 2010

„Wenn du zum Kunden gehst – vergiss die Überschuhe nicht.“ Frei nach Nietzsche ist das einer der Leitsätze aus dem Weidich-ABC. Die „Weidich Haustechnik GmbH“ feierte in diesem Jahr ihr 45-jähriges Bestehen. In der ostwestfälischen Stadt Halle ist „Weidich“ eine feste Größe. Der Erfolg des Unternehmens beruht auf einer scheinbar einfachen Erkenntnis von Geschäftsführer Guido Weidich: „Als Unternehmer muss man mit seinen Kunden anspruchsvoller werden.“ Das gilt auch für den Einsatz moderner Kommunikationstechnik. „Wir setzen in unserer Unternehmensorganisation auf eine schlanke Verwaltung. Dabei geht es sowohl um die Themen Ablage und Archiv als auch um den Einsatz einer kaufmännischen Software, die auf die Anforderungen der Haustechnikbranche spezialisiert ist.“

Ein Grund, warum der dynamische Jungunternehmer sich für die Branchensoftware Labelwin entschied. Seit 2002 arbeitet der Haller Betrieb nun mit Labelwin. Das Fazit nach acht Jahren lautet bei Guido Weidich: „Ohne geht gar nichts.“ Mittlerweile wird an zwölf Arbeitsplätzen mit Labelwin gearbeitet. Genutzt werden fast alle Module. Guido Weidich: „Hier sind Systeme in den Bereichen Projekt-, Kundendienst- und Wartungsverwaltung für uns besonders effektiv. Der Kundendienst ist natürlich ganz wichtig, dabei gibt es die Terminverwaltung und eine vollständige Historie. Kundendienst und Mitarbeitereinsätze können effektiv geplant werden. Die Zeitwirtschaft bringt 100 Prozent Transparenz im Bereich der Arbeitszeit. Toll sind auch die Auswertungsmöglichkeiten mit Labelwin. Ich weiß zu jeder Zeit, wie sich mein Projekt entwickelt. ELO Digital Office mit der digitalen Archivierung ist auch sehr hilfreich, alles wird gescannt und die Papierberge werden immer kleiner. Das Suchen hat ein Ende.“ Papierloses Büro, arbeiten ohne Zettelwirtschaft – wie „papierlos“ kann ein Betrieb in der Haustechnikbranche heute sein? Dazu sagt Guido Weidich: „Für Handwerksbetriebe wird die Lösung der digitalen Archivierung erst interessant, wenn sie sich mit der im Betrieb eingesetzten Branchensoftware verknüpfen lässt. Nur so findet man sofort am Bildschirm die Informationen wieder, die man sucht genau an der richtigen Stelle.“ Die Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge im Betrieb steigt ständig. Genauso erwarten die Kunden immer schnellere Antworten. Gute Organisation und zufriedene Kunden setzen einen reibungslosen Informationsfluss im Betrieb voraus. Informationen müssen heute rasch und zuverlässig bearbeitet werden. Rechnungen, Faxe, gedruckte E-Mails, Prüf- und Abnahmeprotokolle usw. die Papierflut nimmt kein Ende.

Zettel erweisen sich häufig als unzuverlässige „Zeitdiebe“. Wer hat nicht schon mal nach einem Zettel gesucht oder durch das Haus getragen und nachgefragt, ob er angekommen ist? Mit einer in die Software integrierten digitalen Archivierung kann ein Betrieb punkten. Guido Weidich beschreibt: „Ein Beispiel sind die Kundendienstberichte: Der Kunde ruft an, hat Fragen zu seiner Rechnung und mit Knopfdruck ist der unterschriebene Monteurzettel auf dem Bildschirm. Fragen können sofort beantwortet werden – ohne lästiges ‚Telefon-Pingpong. Aber auch bei Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Ausschreibungsunterlagen, Fotos von Baustellen oder Artikeln aus Fachzeitschriften wird die digitale Archivierung zum hilfreichen Instrument. Es gilt: Weniger Papier bedeutet weniger Stress.“ Konkret sieht der Ablauf so aus: Der Monteur kommt mit dem unterschriebenen Auftragszettel zurück ins Büro. Das Dokument wird gescannt. Die Archivierungssoftware „ELO“ legt den eingelesenen Auftragszettel in die „Postbox“. Von da aus übernimmt die Branchenlösung „Labelwin“ – ohne weitere Eingabe – automatisch die Zuordnung.

Positiv ist für den Elektroinstallateurmeister dabei die einfache Handhabung des Programms: „Neue Mitarbeiter haben kein Problem sich zurechtzufinden, wenn sie bereits einmal mit einem Computer gearbeitet haben.“ Im Unternehmen arbeiten Buchhaltung, Meister und Bürokaufleute mit Labelwin. „Die Mitarbeiter probieren gerne das Programm. Sie sind neugierig auf neue Funktionen und testen sie auch gleich. Von der Auftragsannahme und Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, von der Nachkalkulation bis hin zum Controlling – das Zusammenspiel aller Komponenten der Software bringt die Vorteile. Es bietet wirklich alles für eine perfekte Organisation im Handwerk“, so der Geschäftsführer. Mit rund 50 Mitarbeitern ist die Weidich GmbH einer der größten Handwerksbetriebe für Haustechnik im Norden des Kreises Gütersloh. Sie plant, liefert, installiert, wartet und repariert die gesamte Technik in Privathaushalten und Unternehmen. Dazu gehören Elektrotechnik und Beleuchtung, Heizungs- und Lüftungsanlagen, Bäder und Toiletten, Wasserver- und -entsorgung ebenso wie Sonnenenergie- und Regenwasser-Nutzungsanlagen, Blitzschutz, Antennenbau und die gesamte Kommunikationstechnik von Einbruch- und Brandmeldern über Komfort-Telefonanlagen bis hin zur Netzwerktechnik für Ihre EDV. Die Kundenstruktur ist geprägt von Privatkunden und Industriekunden der Region.

Für Guido Weidich sind neben der richtigen Software die Mitarbeiter das „A und O“. „Wir haben ein hoch motiviertes Team mit nur geringer Fluktuation“, erzählt der Meister für Elektrotechnik, der den elterlichen Betrieb seit 1995 führt. „Bei uns werden die Mitarbeiter primär nach Charakter eingestellt. Sekundäres Kriterium ist die fachliche Qualifikation.“ Der kompetente, standesgemäße Auftritt der Außendienstmitarbeiter gehört zum Konzept dazu. Sie tragen Hemden, Pullover und Jacken mit Firmensignet und halten sich an die ABC-Grundsätze, wie zum Beispiel: „Nur Verbesserungen rechtfertigen Veränderungen.“ Kommt ein Weidich-Mitarbeiter zum Kunden, dann zieht er Überschuhe an, trägt bei empfindlichen Armaturen Schutzhandschuhe und stellt mit selbst mitgebrachtem Staubsauger den Urzustand wieder her.

Erschienen in Ausgabe: 03/2010