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Verwaltung in Echtzeit

Von Angebotskalkulation, Rechnungserstellung, Anlagenwartung bis hin zum Bestellwesen: Das hohe Verwaltungsaufkommen stellt für einen Gebäude- und Industrietechnikspezialisten wie Bohnen & Mies eine echte Herausforderung dar. Dank der Handwerkersoftware Mosaik behalten die Verantwortlichen immer den Überblick.

11. März 2019
Verwaltung in Echtzeit
(© Moser)

Ob beim Kleinkunden oder in der Industrie. In Deutschland oder rund um den Globus. Elektroinstallation, Industrie- oder Gebäudetechnik – die Mitarbeiter von Bohnen & Mies haben eine Menge zu tun und sind in aller Welt unterwegs. „Wir haben monatlich vom Klein- bis zum Großauftrag rund 180 Projekte, die angelegt und wieder abgeschlossen werden“, beschreibt Geschäftsführer Dominik Poth das Arbeitspensum und das damit verbundene Verwaltungsaufkommen. Daheim im idyllischen Dahlem in der Eifel hat die Verwaltung trotzdem den zeitnahen Überblick über das laufende Geschäft.

Wissen, wie es läuft

Eine Vielzahl der Prozesse ist dank der im Unternehmen genutzten Handwerkersoftware digitalisiert. „Wir fassen alle Aufträge, egal welcher Größe, in einem Projekt zusammen. Sämtliche Prozesse laufen einheitlich“, so Poth. Jedes Projekt hat eine Nummer, unter der alle relevanten Daten eingesehen und verarbeitet werden können. Schon ein Mausklick reicht für den schnellen Überblick. Bei der Unternehmensgründung im Jahr 1996 war eine solche Transparenz noch Wunschdenken. Damals konzentrierte sich Bohnen & Mies hauptsächlich auf das Elektrohandwerk und nutzte eine Software, die sehr stark auf die Bedürfnisse dieser Branche zugeschnitten war. Das Unternehmen wuchs aber schnell und mit dem Wachstum änderten sich die Anforderungen. „Wir wollten uns damals den Freiraum nehmen, uns auch in andere Richtungen zu entwickeln und benötigten eine Software, die uns das ermöglicht“, berichtet Poth. Dies sei bei Moser der Fall, weswegen sich Bohnen & Mies bereits im Jahr 2000 für die Handwerkersoftware Mosaik entschieden hat.

„Unsere Kunden wünschen sich ein flexibles System, das an ihre Anforderungen angepasst werden kann“, sagt Maximilian A. Moser, Geschäftsführer bei Moser Software. Das Unternehmen aus Würselen bei Aachen hat sich vor allem auf die Digitalisierung kleiner und mittelgroßer Nutzer aus dem Handwerk spezialisiert, für die große Standardlösungen schlichtweg überdimensioniert wären.

Bewährtes Baukastenprinzip

Bei Bohnen & Mies profitiert man davon, dass die Software nach dem Baukastenprinzip aufgebaut ist. Inzwischen sind zehn Arbeitsplätze mit Mosaik ausgestattet. „Wir haben die Nutzung der Software in den letzten Jahren nach und nach erweitert, da wir relativ stark gewachsen sind“, berichtet Poth.

Heute deckt das Unternehmen neben Dienstleistungen aus dem Elektrohandwerk auch die Bereiche Industrie- oder Gebäudetechnik ab – bei Bedarf auch aus einer Hand. Mithilfe von Mosaik können Poth und seine Kollegen in der Nachkalkulation sagen, welche Deckungsbeiträge sie in den einzelnen Unternehmensbereichen hatten. Dabei kann das System auch komplexe Aufträge abbilden, für die Angebote, Zwischen- oder Schlussrechnungen erstellt werden müssen.

Das Projektmanagement bildet den Kern des Systems, um den herum weitere Module mit speziellen Funktionalitäten gruppiert werden. Vor rund eineinhalb Jahren beispielsweise führte Bohnen & Mies das Wartungsmodul ein, in dem die Kundenanlagen verwaltet werden.

Alle Daten immer verfügbar

Allein in der Gebäudetechnik hat das Unternehmen schon mehr als 200 Geräte erfasst, was die Arbeit der Außendienstmitarbeiter deutlich vereinfacht.

„Der Vorteil ist, dass man alle Daten zu der jeweiligen Anlage sofort vorliegen hat“, erläutert Poth. So weiß der Mitarbeiter schon vor der Abfahrt zum Kunden, um welche Anlage es sich handelt, welche Arbeiten dort zuletzt durchgeführt wurden und welche turnusmäßig wieder anstehen. Perspektivisch soll das Modul ebenso wie die Arbeitszeit-Erfassung mobil genutzt werden. Und hier hört der Anwendungsumfang noch lange nicht auf.

Über das Modul Bestellwesen sind die Online-Shops der Großhändler angebunden. So können in Verbindung mit dem jeweiligen Projekt Bestellungen ausgelöst und die Materialien direkt gebucht werden. Zugleich kann man die Lagerbestände und die voraussichtlichen Lieferzeiten einsehen. Einen ganz wesentlichen Mehrwert bietet das Rechnungswesen.

Zahlungsverkehr, Rechnungskontrolle, Überweisungen und Mahnwesen werden genutzt. Die zahlreichen Schnittstellen von Mosaik – unter anderem für Datev – ermöglichen den Datenaustausch. Das gilt übrigens auch für den Steuerberater.

Die Finanzen stets im Blick

Damit ist das Ende der Fahnenstange jedoch noch nicht erreicht. Das Modul Personaleinsatzplanung wird derzeit getestet, Englisch ist als zweite Sprache bereits in Mosaik integriert. Dies erfordern die internationalen Kunden, die auf die Qualitätsarbeit von Bohnen & Mies vertrauen. Deren Mitarbeiter sind immer dort im Einsatz, wo sie gebraucht werden – auch vor Ort und egal, ob in Norwegen oder Südafrika.

Statt in Bezug auf die Digitalisierung also den großen Schnitt vorzunehmen, wählte das Unternehmen aus der Eifel mit Mosaik eine Lösung, die eine Strategie der kleinen Schritte ermöglichte. Auch, weil dies der Unternehmensentwicklung entsprochen habe, resümiert Poth: „Wir haben in den letzten Jahren als Unternehmen immer wieder Schritte der Weiterentwicklung gemacht und Moser war jederzeit in der Lage, uns zu begleiten.“

Erschienen in Ausgabe: 02/2019