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Branchenlösung im kaufmännischen Bereich

Der Euro kommt, und mancher denkt mit Bangen daran, daß seine Software, deren Hersteller vielleicht nicht mehr existiert oder die Pflege des Produktes eingestellt hat, diesen Wechsel nicht nachvollziehen kann. Andere, die sich über komplizierte Programme, schlechten Service und die Arroganz mancher Software-Lieferanten ärgern, begreifen die Euro-Umstellung als Chance, einen Schlußstrich unter dieses Kapitel zu ziehen und auf eine neue, branchenbezogene Software umzusteigen.

13. Januar 2002

Eine solche ist das Programm „Edison“, welche das Remscheider Software-Haus Sander und Doll gemeinsam mit einem Wuppertaler Elektrofachbetrieb entwickelt hat. Diese Software ist eine auf die Anforderungen der Branche entsprechend zugeschnittene Komplettlösung, mit der sich alle im Büro eines Elektrobetriebes anfallenden kaufmännischen Arbeiten abwickeln lassen. Alles was im Elektrohandwerk „gebraucht“ wird, gehört bei Edison zum Standard. Unter anderem unterscheidet das System Handelsaufträge von Handwerksaufträgen, um differenzierte statistische Auswertungen zu ermöglichen. Integraler Bestandteil ist auch die Verwaltung der Tagesnotierungen für Nichteisenmetalle wie Kupfer und die daraus resultierende materialspezifische Zuschlagsermittlung in der Software.

Selbstverständlich läßt sich die Standardversion durch einige optionale Funktionstools erweitern.

Bereits bei der Inbetriebnahme von Edison kommt ein Programmteil zum Einsatz, der Umsteigern von anderer Software die Neueingabe von Artikeln, Kunden und Lieferanten erspart: das Importprogramm für Daten aus Fremdprogrammen. Hiermit können Daten, zum Beispiel aus Textdateien, Excel-Tabellen, Access-, DBase-, FoxPro-, Paradox- und SQL-Datenbanken mit ODBC-Schnittstelle, übernommen werden (je nach Datenformat können zur Übernahme der Daten auch die Quellprogramme selbst - wie etwa Excel - erforderlich sein).

Auch dann, wenn im Betrieb zuvor noch keine andere Software im Einsatz war, kann die Arbeit mit dem neuen Programm ohne langwierige Datenerfassung schnell aufgenommen werden. Lieferantenpreislisten werden über die Datanorm-, Eldanorm-, Eldanorm 2000-, ASCII- oder ANSI-Schnittstelle eingelesen und Komplettleistungen mit Zeitansätzen mit der ZVEH-Norm-Schnittstelle. Auf Wunsch liefert Sander und Doll sogar kostenlos Musterkalkulationen für die gängigen Elektroinstallationsarbeiten mit.

Optional ist das Programm gegen Aufpreis auch mit einer GAEB-Schnittstelle ausgestattet, die den Import von kompletten Ausschreibungen im GAEB-Format ermöglicht. In Verbindung mit einer im Handel erhältlichen Zusatzsoftware und einem Scanner können mit einer GAEB-Schnittstelle sogar auf Papier gedruckte Ausschreibungen automatisch zur weiteren Bearbeitung in die Software übernommen werden.

Bis zu 90 Prozent weniger Leistungsstammdaten

Eine Besonderheit - und nach Aussage des Herstellers eine absolute Neuheit auf dem Software-Markt für die Elektrobranche - ist der „variable Kalkulationsbaustein“. Er erlaubt, Montageleistungen zu kalkulieren, die einen noch nicht definierten Materialanteil enthalten, zum Beispiel die Montage einer Deckenlampe ohne die Deckenlampe selbst. Setzt man eine Leistung dieses Typs bei der Erstellung eines Angebotes in das Dokument ein, erscheint zur Auswahl des noch nicht definierten Materials automatisch ein Auswahldialog. Im genannten Beispiel würde man dort die gewünschte Deckenlampe wählen.

Außerdem können noch bis zu zehn vordefinierte Variablen abgefragt werden, deren Inhalt den Beschreibungstext oder die Kalkulation der einzelnen Elemente variabel macht. Damit können zum Beispiel unterschiedliche Abmessungen und Gewichte, die für Beschreibungen oder Kalkulationen relevant sind, mit nur einem Kalkulationsbaustein verwaltet werden. Auf diese Art lassen sich alle gängigen Elektroinstallationsarbeiten mit etwa zehn Prozent der bislang benötigten Leistungsdefinitionen beschreiben.

Vorteile verschiedener Betriebssysteme vereint

Zwei wesentliche Merkmale (so Sander und Doll) sollen das Erlernen aller relevanten Programmteile in einem Tag ermöglichen:

- Die Bedienung der Software mittels Funktionstasten (wie vom Betriebssystem DOS bekannt) und/oder per Maus. Die Bedeutung der Tasten wird immer am Bildschirm angezeigt.

- Die Bedienung aller dokumentbearbeitenden Programmteile im „Layoutmodus“. Dabei füllt man sein eigenes, auf dem Bildschirm angezeigtes, Firmenformular mit Informationen wie Kundenadresse, Leistungsbeschreibungen und so weiter. Nach Fertigstellung sieht das bedruckte Papier exakt genauso aus, wie das Schriftstück am Bildschirm.

Diese Form der Software-Bedienung wird seit der Einführung von Windows überwiegend in Textverarbeitungsprogrammen, wie z.B. Microsoft Word zur leichteren Erlernbarkeit verwendet. Sander und Doll hat diese Bedienungsmethode in Auftragsabwicklungssystemen neu eingeführt; mit der Software Edison ist sie jetzt auch für das Elektrohandwerk verfügbar.

Software denkt mit

Damit man sich nicht immer an alle Details selbst erinnern muß, werden von der Software automatisch bestimmte Aktionen vorgeschlagen, beispielsweise beim Vorhandensein von Aufmaßen die Mengenübernahme in die Rechnung oder das Berücksichtigen von bereits geschriebenen Teil- beziehungsweise Abschlagsrechnungen in der Schlußrechnung. Bei abweichenden Kundenzahlungen für Abschlagsrechnungen bietet Edison sogar an, die Schlußrechnung um eine Zahlungsübersicht zu ergänzen.

Projektspezifische Angebotskalkulation

Alle Kalkulationsbestandteile werden auf Basis vorhandener Stammdaten automatisch in der Kalkulation berücksichtigt. Dabei können Lohn- und Materialaufschläge auftrags- und positionsweise verändert werden. Eine Übersicht warnt vor drohenden Verlustgeschäften und erlaubt über prozentuale Deckungsbeiträge oder Deckungsbeiträge je Baustellentag Projekte unterschiedlicher Größe in Bezug auf ihren Nutzen miteinander zu vergleichen. Kommt es zu Nachverhandlungen, kann man die Auswirkung von Nachlässen, Skonti oder Festpreisen auf den Gewinn sofort ablesen. Der maximal mögliche Nachlaß ist dabei ganz einfach durch Eingabe des zu erzielenden Mindestgewinns feststellbar.

Moderne Kommunikationswege

Alle mit dem Edison-System erstellten Dokumente können nicht nur ausgedruckt sondern auch per Faxtreiber sofort aus dem Programm gefaxt, per E-Mail verschickt, als Datei versandt oder als XML-Daten zum Datenaustausch über das Internet gespeichert werden. Wurden in der Kundenkartei die Faxnummer und die E-Mail-Adresse hinterlegt, werden diese beim Faxen beziehungsweise Mailen von Dokumenten automatisch benutzt (soweit die Faxsoftware dies unterstützt).

Über den Austausch von XML-Dateien findet zudem auch die Datenübertragung von Stamm- und Auftragsdaten vom und zum Notebook statt, damit die Synchronisation von Daten, die auf einem Notebook eingegeben oder verändert wurden, mit einem Computer oder Netzwerk im Betrieb möglich ist. Positiv fällt auf, daß hier die neuen Medien wie Internet auf Knopfdruck nutzbar sind und kein technisches Fachwissen oder Einstellungen erfordern. Die Anbindung an Microsoft-Office über eine ODBC-Schnittstelle, die automatisch installiert wird, gehört ebenfalls zum Standard.

Idealer Leistungsumfang

Die komplette Abwicklung der Handwerksaufträge vom Angebot bis zur Schlußrechnung enthält die Verwaltung von Teil- beziehungsweise Abschlagsrechnungen, die vollständige Aufmaßintegration, ein Baustellenkonto zur Kostenkontrolle von laufenden Aufträgen und eine projektbezogene Nachkalkulation.

Zu Informationszwecken stehen umfangreiche statistische Auswertungen für Lieferanten, Kunden und Artikel beziehungsweise Leistungen zur Verfügung.

Die komplette Auftragsabwicklung für Handelsaufträge kann auf Wunsch durch die Anbindung von PC-Kassensystem mit Barcodeleser und Kassenschublade ergänzt werden. Für den Handel mit Elektrogeräten ist auf Wunsch auch eine Lagerführung der Artikel realisierbar, die eine Verwaltung von Seriennummern einschließt. Die Lagerverwaltung hat darüber hinaus komfortable Inventurmechanismen, die auch einen weiteren Verkauf mit Lagerbewegungen während der Inventurbewertungs- und Erfassungsphase ermöglichen.

Die Auftragsverwaltung wird einerseits durch ein automatisches Mahnwesen mit Vorschlagscharakter und andererseits durch einen kompletten Einkaufsprogrammteil inklusive Zahlungsverkehr mit Datenträgeraustausch, Überweisungen und Schecks komplettiert. Das ebenfalls im Umfang enthaltene Kassenbuch wird automatisch von der Kasse oder durch Barverkäufe gepflegt und kann beliebig ergänzt und verändert werden bevor eine endgültige Buchung erfolgt.

Jeder Programmteil kann ganz oder teilweise durch Paßwortschutz mit Verwaltung von Rechteprofilen für Benutzergruppen gegen unbefugte Änderungen, Löschungen oder insgesamt gegen unbefugte Bedienung geschützt werden. Durch die Mandantenfähigkeit der Software lassen sich auch mehrere Firmen mit dem Programm verwalten. Zur automatischen Ermittlung wird immer ein deutsches Postleitzahlen- und Bankleitzahlenverzeichnis mitgeliefert. Mit der Entfernungsermittlung kann zur Berücksichtigung bei der Kalkulation die Entfernung vom Firmensitz zur Baustelle ermittelt werden.

Betriebswirtschaftliche Planung

Auf Wunsch ist ein Zusatzmodul zu haben, das die Betriebskosten abfragt und daraus automatisch Lohnnebenkosten, Geschäftskosten und den Preis ermittelt, der je Lohnstunde durchschnittlich erzielt werden muß. Der Anwender muß zur Bedienung dieses Programmteils keine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse haben, weil er die notwendigen Zahlen aus der Gewinn- und Verlustrechnung des Steuerberaters übernehmen kann.

Schnittstellen, die Verbindung zur Außenwelt, zur Hotline oder anderen Programmen

Je nach individuellem Bedarf sind eine Datev-Schnittstelle (Datev-zertifiziert) und diverse Fibu-Schnittstellen zur automatischen Übergabe von Personenkonten und Kontierungen an die Buchhaltungssoftware oder Datev erhältlich. Eine Tapi-Schnittstelle ermöglicht automatisches Wählen von Telefonnummern aus dem Programm, eine Fernwartungsschnittstelle den Aufbau einer Fernwartungssitzung mit der Hotline.

Erschienen in Ausgabe: 09/2001